7 passos para fazer a melhor gestão do tempo

Que tal saber um pouco mais sobre gerenciamento do tempo? Esse é um desafio para diversas pessoas, principalmente no ambiente empresarial. Conheça 7 passos para fazer a melhor gestão do tempo

Sabe aquele sentimento frequente de que o seu dia não tem a quantidade de horas suficiente? Essa impressão de que o tempo passa rápido demais é bastante comum.

Muitas vezes, o problema não está na quantidade de afazeres, mas sim na forma de administrá-los.

A boa notícia é que é possível aproveitar melhor a rotina com uma boa gestão do tempo.
E o melhor é que, como resultado, você pode conquistar mais tempo e momentos de descanso, com a cabeça livre de preocupações. Confira o artigo.

O que é a gestão do tempo? 

Muita gente pensa que gerir o tempo se trata de planejar 100% do dia e não sair desse planejamento.

Entretanto, gerenciar o tempo não se trata de programar cada detalhe, mas sim adquirir controle sobre seu tempo disponível. Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade.
Isso porque se você sabe gerir seu tempo, você realiza as atividades que considera prioritárias. Seja no âmbito profissional ou pessoal.

A gestão de tempo é a maneira que você usa para organizar suas tarefas. Sendo que, o resultado, deve ser conseguir fazer o melhor trabalho em menos tempo.

Ou seja, funciona como uma espécie de direcionamento de atividades. Ela se baseia em conceitos como produtividade e priorização de atividades.

Por vezes, encontrar uma rotina que realmente seja eficiente e otimize seu tempo requer ajustes. Então, é fundamental ter paciência e disposição para reorganizar e entender realmente o que vem em primeiro lugar.

Vale lembrar ainda que a prioridade pode mudar. Portanto, é natural que mesmo com uma rotina ajustada, você ainda tenha que lidar com alguma realocação de tarefas eventualmente.

A importância da gestão do tempo

A palavra gestão está relacionada com a capacidade de administrar algo da melhor maneira possível. Quando falamos em gerenciar o tempo, estamos tratando da escolha de metodologias direcionadas para a organização do tempo, tudo isso no intuito de aumentar a produtividade e a eficácia das tarefas do dia a dia.

O gerenciamento eficaz do tempo é mais fácil para algumas pessoas do que para outras, mas todos podem desenvolver hábitos para melhorar suas habilidades.

Sem um gerenciamento, o trabalho e bem-estar podem ser prejudicados e levando a: produzir resultados de baixa qualidade; perder prazos; aumentar os níveis de estresse; arruinar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e prejudicar a reputação profissional.

O gerenciamento do tempo ajuda na organização e conclusão das tarefas de forma ágil e com qualidade. E agrega uma série de benefícios, impactando na saúde, relacionamentos, produtividade e outros pontos da vida e da carreira.

Quando você não consegue gerenciar o seu tempo, dificilmente terá eficácia na gestão de outras atividades. Nesse sentido, os principais benefícios são: pontualidade; disciplina; resultados positivos e rápidos; confiança; produtividade; menos estresse.

O objetivo é fazer tudo da melhor forma no menor tempo. Assim, os primeiros passos incluem identificar: 

• o que é mais importante; 
• quantas horas você gasta para certas atividades; 
• quais tarefas podem ser solucionadas com rapidez e quais atividades vão exigir mais a sua atenção.

Nem sempre conseguimos mensurar essas ações, mas isso pode mudar quando você conhece algumas técnicas de auxílio na gestão do tempo. Elas podem ser utilizadas para organizar as tarefas de casa, os estudos e a rotina de trabalho.

Técnicas de gestão do tempo

Além do planejamento, da definição de metas e objetivos, dos prazos e da organização de tarefas conforme as suas prioridades, algumas técnicas foram desenvolvidas para que tudo isso aconteça com eficácia. Conheça as mais utilizadas.

1. Pomodoro

A técnica pomodoro consiste na organização do tempo para as atividades diárias, principalmente para quem não consegue manter a concentração. Para aplicá-la, basta programar o cronômetro a cada 25 minutos, que é quando você terá 5 minutos de descanso.

Esse é um tempo estimado no estudo para o desenvolvimento da técnica, porém, nada impede que você estipule os minutos conforme a sua realidade. Enfim, comece fazendo testes e lembre que o intervalo é para se desligar da atividade, mas tenha cuidado com distrações, como as redes sociais, pois, sem ver, os 5 minutos se transformam em horas.

2. GTD

O método GTD é um aliado para quem tem muita coisa para fazer e não sabe ao certo por qual caminho seguir para ser produtivo. A sigla significa Getting Things Done, que pode ser traduzido para “a arte de fazer acontecer”, em português. É isso que a técnica propõe, por meio de 5 passos, são eles:

• capturar: é o momento de escrever tudo o que você precisa fazer, ou seja, tirar da mente para algum lugar seguro e com acesso rápido;
• esclarecer: analisar os dados levantados na etapa anterior e entender a demanda de cada um deles;
• organizar: fazer listas de acordo com as necessidades e possibilidades para concluir as atividades; 
• refletir: revisar, atualizar e ter uma perspectiva quanto à produtividade;
• engajar: fazer aquilo que realmente deve ser feito, sem distrações com assuntos que não precisam de atenção no momento.

A ideia principal desse método é manter a mente tranquila em relação ao controle do que precisa ser realizado no tempo certo.

3. Kanban

A palavra Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Os cartões servem para sinalizar, de maneira visual e simbólica, as ações e tarefas.

Os post-its são úteis nesse método para fazer anotações e deixar lembretes da rotina. Podem ser removidos e indexados em diferentes lugares da sua agenda ou do quadro de anotações.

Como fazer uma gestão do tempo eficiente

Confira algumas dicas para te auxiliar a gerir o tempo de forma eficaz.

1. Planeje

Estabeleça com antecedência e por ordem de prioridade quais são as atividades que precisam ser executadas e quanto tempo necessário para cada uma.

Antes de passar para a tarefa seguinte, é preciso concluir a que começou e dar um “check” no que for terminando. Faça tudo que for preciso para cumprir os prazos que estipulou.

Para começar a semana de forma planejada, com melhor gestão de tempo e produtividade, tenha um momento semanal para fazer um planejamento de suas atividades da semana, analisar suas pendências, seus projetos pessoais e profissionais.

2. Defina o que deve ser feito e alcançado

Ter clareza sobre as metas que você quer atingir não só ajuda a otimizar o tempo como também evita desperdiçá-lo nas idas e vindas que as ações não planejadas geram.

Mas lembre-se: também é importante definir metas que sejam possíveis de alcançar. Caso contrário, você irá perder todo o tempo que usou dedicando-se a um projeto cujos desafios não conseguiu vencer.

3. Fixe prazos

Você mais do que ninguém deve ser capaz de avaliar o prazo que irá levar para concluir uma tarefa específica. Ferramentas de produtividade podem ser de grande ajuda neste caso. Use-as e fique atento para, de preferência, terminar a tarefa antes do prazo final.

4. Priorize tarefas

Analise o que tem para fazer e coloque as tarefas mais importantes ou urgentes em primeiro lugar. A partir daí, trace um planejamento diário considerando as tarefas por ordem de importância e tempo para sua execução.

5. Saiba dizer “não”

Esqueça a ideia de que precisa dar conta de tudo. Essa é uma atitude perigosa,
que pode levar você a acumular tarefas que não terá tempo para entregar com qualidade.
Então seja honesto com você mesmo e entre em consenso com quem faz parte da sua equipe para que as tarefas sejam distribuídas com critério.

6. Mantenha o foco

A dispersão é uma grande inimiga do tempo. Gastar um dia todo em tarefas que poderiam ser realizadas em poucas horas, geralmente acontece quando você se deixa distrair pelo que está acontecendo ao redor.

Ou interrompe o que está fazendo para iniciar outra tarefa. Dessa maneira, você nunca conseguirá otimizar seu tempo. Comece uma tarefa e vá até o fim antes de pensar em qualquer outra coisa.

Para ter uma melhor organização pessoal e gestão do tempo, diminua o tempo perdido com as distrações como WhatsApp, redes sociais e e-mails durante o dia inteiro.

Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens e alertas do celular.
Reserve momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-mails e mídias sociais.

7. Leva menos do que 2 minutos? Faça agora

Tarefas que requerem pouco esforço e podem ser feitas no mesmo momento não precisam ser adiadas.

Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto como por exemplo: passar um e-mail, faça naquela hora e já resolva a questão.

Não deixe para depois, porque isso poderá virar mais um item da lista de coisas urgentes que você ainda não fez. Isso se chama não procrastinar. Se for gastar um tempo longo, planeje. Assim você consegue a otimização do tempo.

Aprender a gerir o tempo não é sinônimo de encontrar maneiras de trabalhar mais, mas sim de fazer o uso correto do tempo que se tem. Não existem regras únicas para lidar com a Gestão do Tempo. O que existem são algumas boas práticas que podem ajudar a melhor controlar a maneira com que as horas do dia são administradas.

Neste artigo apresentamos algumas estratégias, mas é importante destacar que cada pessoa tem que encontrar a sua maneira para melhor fazer o Gerenciamento do Tempo. Uma coisa é certa: independente do número de horas que se tenha pela frente, sem foco não há como administrar o tempo.

A escolha do curso ideal não se baseia simplesmente em gosto pessoal. As questões práticas também devem ser consideradas, e a situação do mercado de trabalho é um ponto com bastante peso.

Nesse tópico, a internet também é uma boa aliada para descobrir como andam as perspectivas para o segmento profissional que você pretende escolher, qual é a demanda por profissionais, a média de horas trabalhadas e a faixa salarial, onde estão localizadas as empresas e quais as habilidades mais procuradas por elas.

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